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Das Einscannen einer eigenhändigen Unterschrift, ihr „Ausschneiden“ als PNG-Datei und das Einfügen in ein PDF-Dokument gehört zu den gängigsten Praktiken im B2B-Geschäft. Auch wenn dies schnell und praktisch wirkt, bietet ein solches Unterschriftsbild aus rechtlicher Sicht so gut wie keinen Schutz.
Kommt es zu einem Rechtsstreit, behandelt das Gericht eine eingescannte Unterschrift im PDF genauso wie jedes andere in das Dokument eingefügte Bild — jeder hätte sie ohne Wissen des Inhabers kopieren und einfügen können.
| Merkmal | Skenirani potpis / Slika (SES) | Qualifizierte elektronische Signatur (QES) |
| Identitätsbestätigung | Keine. Es gibt keinen Nachweis darüber, wer das Bild tatsächlich in das PDF eingefügt hat. | Vollständig. Die Identität des Unterzeichners wurde von einer offiziellen Zertifizierungsstelle (ZertES / eIDAS) bestätigt. |
| Schutz vor Änderungen | Keine. Das Dokument kann nach dem Einfügen des Bildes spurlos verändert werden. | Kryptografisch. Jede Änderung des Textes nach der Unterzeichnung macht die Signatur automatisch ungültig. |
| Rechtliche Gleichstellung | Nicht der eigenhändigen Unterschrift gleichgestellt. | Gesetzlich zu 100 % der eigenhändigen Unterschrift auf Papier gleichgestellt. |
| Beweislast | Sie müssen vor Gericht nachweisen, wer das Bild wann in das Dokument eingefügt hat. | Die Beweislast liegt bei der Partei, die die Signatur anficht — die Gültigkeit wird gesetzlich vermutet. |
Die wichtigsten Risiken der Verwendung eingescannter Unterschriften im Geschäftsverkehr
- Vertragsanfechtung im Streitfall: Entscheidet sich die andere Partei, ihre vertragliche Verpflichtung zu bestreiten, kann sie einfach behaupten, sie habe ihr Unterschriftsbild nicht selbst eingefügt. Ohne QES liegt die Beweislast bei Ihnen, was in der Praxis so gut wie unmöglich nachzuweisen ist.
- Ablehnung bei öffentlichen Ausschreibungen und vor Behörden: Vorschriften und Rechtsrahmen (wie das schweizerische DigiLex oder das EU-Vergaberecht) lehnen Angebote und Verträge, die mit einem einfachen eingescannten Unterschriftsbild unterzeichnet wurden, ausdrücklich ab.
- Verlust der Dokumentintegrität: Wenn Sie ein PDF mit einem eingefügten Unterschriftsbild versenden, kann die andere Partei den Betrag, die Fristen oder die Bedingungen im Dokument ändern, während Ihr Unterschriftsbild unten unverändert bleibt. Bei der QES ist dies technisch unmöglich, da die Signatur kryptografisch mit dem Inhalt verknüpft ist.
Wann ist die QES notwendig?
Eine einfache elektronische Signatur oder ein eingescanntes Bild können für unverbindliche Arbeitsnotizen oder interne Empfangsbestätigungen ausreichen. In den folgenden Fällen wird die QES jedoch verpflichtend und unumgänglich:
- Verträge im Bereich der öffentlichen Beschaffung und Ausschreibungsunterlagen
- B2B-Verträge mit höherem finanziellen Wert oder langfristige Partnerschaftsverträge
- Offizielle Kommunikation mit Gerichten, Gemeinden und Behörden
- Arbeitsverträge, NDA-Vereinbarungen und Vertraulichkeitsvereinbarungen
Ein Unterschriftsbild in einem PDF vermittelt nur einen Anschein von Sicherheit. Durch den Wechsel zur QES stellen Sie sicher, dass jedes unterzeichnete Dokument volle Rechtskraft hat – unabhängig davon, ob Sie einen Vertrag mit einem Kunden aus der Nachbarschaft oder aus der Schweiz unterzeichnen.
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